Vertaistukitapaamisten järjestäminen

Suunnittelu:

  • Jäsenet sopivat keskenään tai tapaamisten koordinaattorin kanssa oman alueensa vertaistapaamisen järjestämisestä: sen ajankohdasta, paikasta ja sisällöstä.
  • Tapaamisia järjestettäessä on hyvä pyrkiä siihen, että itse tapaamisen tilat olisivat ilmaiset. Ilmaisia tiloja voi olla esim. kahviloiden kabinetit, hotellien kokoustilat, seurakunnan tilat ja eri järjestöjen tilat. Monessa paikassa itse tilat ovat ilmaiset, jos tilojen ylläpitäjältä tilaa kahvia ja tarjottavaa.
  • Yhdistys tukee vertaistapaamisia kahvirahalla, maksimissaan kolme kertaa vuodessa, jotta yhdistyksen budjettiin varattu raha vertaistapaamisiin riittää kaikille tasapuolisesti. Vertaistapaamisia saa tietenkin järjestää omakustanteisesti useamminkin kuin kolme kertaa vuodessa.
  • Hallitukselta voi erikseen hakea myös erillistä avustusta tapaamisiin erityisin ja perustelluin syin, kuten esim. luennoitsijan kulukorvaus tai tilavuokra, tmv. Erillinen avustus tulee hakea ennen tapaamista vapaamuotoisella hakemuksella.
  • Kun tapaamisen paikka, ajankohta ja sisältö on sovittu, asiasta kerrotaan yhdistyksen tiedottajalle (krista.savilahti @ gmail.com), joka tiedottaa tapaamisesta kaikkia jäseniä.
  • Kahvirahan suuruuden ja tulijoiden määrän arvioimiseksi kannattaa pyytää osallistujilta ennakkoilmoittautumiset.

Kahviraha:

  • Kahvirahan suuruus on max 8 € / Aivolisäke-potilasyhdistys Sella ry:n maksanut jäsen/tapaaminen. Kahvirahan voi käyttää kahvin ja tarjottavan tilaamiseen esim. kokoustilan ylläpitäjältä, jolloin sen laskutuksen voi sopia suoraan yhdistykselle tai kahvirahalla voi myös käydä itse kaupasta ostamassa tarjottavaa, jolloin kauppakuitista tehdään laskun yhdistykselle (lomake löytyy tämän sivun lopusta).
  • On suotavaa, että kaikki paikallaolijat saavat tarjottavaa, vaikkeivät olisikaan yhdistyksen jäseniä, silloin voi kahvirahan kanssa järjestellä niin, että tarjottavaa on kaikille, kunhan sen kokonaiskustannus pysyy osallistuvien Sellan jäsenten mukaan laskettavan kokonaissumman rajoissa. (Eli jos tapaamisessa olisi esim. 5 yhdistyksen jäsentä ja 3 omaista jotka eivät ole jäseniä. Kahvirahaa saa sen 5 x max. 8 euroa eli max 40 euroa ja tuolla 40 eurolla voi siis hankkia tarjottavaa kaikille, joko kaupasta tai tilaamalla kahvin ja pullan kahdeksalla hengelle.)

Tapaamisessa:

  • Tapaamisessa täytetään läsnäololista, johon tapaamisen järjestäjä merkkaa tapaamisen paikan ja päivämäärän, sekä paikallaolijat merkkaavat nimensä ja rastilla onko yhdistyksen varsinainen jäsen, omaisjäsen, lapsijäsen tai ei jäsen. Oleellista omaisjäsenten kohdalla on se, että ovatko he liittyneet virallisesti yhdistyksen omaisjäseneksi. Yhdistyksen omaisjäsenet ovat oikeutettuja jäsenetuutena olevaan 8 euroon, mutta muut paikalla olevat omaiset ei.
  • Tapaamisen yhteydessä paikallaolijoilla täytätetään nimettömänä myös tapaamisen palautelomakkeet, jotka toimitetaan puheenjohtajalle tapaamisen jälkeen.

Tapaamisen jälkeen:

  • Tapahtuman jälkeen täytetään erillinen koontilomake, johon merkitään montako yhdistyksen jäsentä on ollut paikalla (liitteeksi läsnäololista) ja selvitys mahdollisista kuluista: tuleeko jostain lasku yhdistykselle ja minkä suuruinen tai onko joku ostanut itse kaupasta tarjottavaa, jolloin siitä lähetetään itse yhdistykselle ”lasku”, johon tehdään selvitys ostoista ja kauppakuitti niitataan kiinni.
  • Sekä läsnäololista, koontilomake ja mahdollinen lasku lähetetään tapahtumaan jälkeen puheenjohtajalle tarkistettavaksi, samaan kuoreen voi laittaa myös palautelomakkeet. Pyydä osoite yhdistykseltä.

Mikäli olet kiinnostunut järjestämään vertaistapaamisen omalla paikkakunnallasi, mutta et ole aivan varma miten toimia, ota rohkeasti yhteyttä yhdistyksen aluetapaamisten koordinoijaan Ritva Heliniin, sähköpostiosoite: sellatapaamiset @ gmail.com
(poista sähköpostiosoitteesta välit @-merkin molemmin puolin).

 

Tulostettavat lomakkeet (PDF):

Vertaistukitapaamisen koontilomake

Vertaistukitapaamisen lasku

Vertaistukitapaamisen läsnäololista

Vertaistukitapaamisen palautelomake